Tietosuojaseloste
Tässä Akateemisen Laulun tietosuojaselosteessa kuvataan, miten ja mihin tarkoituksiin keräämme ja ylläpidämme henkilötietoja. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä lainmukaisuutta, huolellisuutta ja hyvää henkilötietojen käsittelytapaa.
Rekisterinpitäjä: Helsingin yliopiston Ylioppilaskunnan sekakuoro Akateeminen Laulu ry (AL)
Yhteystiedot: al.puheenjohtaja (a) gmail.com
Mitä henkilötietoja AL kerää tai ylläpitää?
Akateeminen Laulu kerää henkilötietoja toimintaansa varten ja toimintaansa liittyen. AL kerää ja ylläpitää jäsentensä ja sen entisten jäsenten, mahdollisten tukijäsenten, yhdistyksen luottamushenkilöiden henkilötietoja sekä koelauluihin osallistuvien henkilötietoja. Lisäksi kerätään tarpeen mukaan AL:n toimintaan liittyvien organisaatioiden ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja sekä uutiskirjeen tilaajien tai myytävien tuotteiden tilaajien yhteystietoja.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen sääntöihin ja lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa esimerkiksi sopimuksen täytäntöönpanoon. Jäsentietojen keräämisen käyttötarkoituksena on yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito, kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta.
Uutiskirjeen tilaajat liitetään AL:n postituslistalle.
AL kerää seuraavia henkilötietoja:
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
- Rekisteröidyn postiosoite;
- Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
- Rekisteröidyn puhelinnumero;
Henkilötietoja kerätään henkilöiltä itseltään.
Miten käsittelemme ja suojaamme henkilötiedot?
Henkilötiedot on suojattu ja tallennettu digitaalisessa muodossa AL:n järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain yhdistyksen jäsenillä ja yhdistyksen jäsenistöstään nimeämillä vastuuhenkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja yhdistystehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa AL:n yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.
Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille yhdistyksen digitaalisen järjestelmän toteuttamiseksi.
Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Uutiskirjeen postituslistamme on moderoitu, ja kaikki listalle lähetettävät viestit kulkevat ylläpidon hyväksynnän kautta (mm. kaikki roskapostiviestit jäävät ylläpitäjälle). Listalle voi liittyä ja postituslistalta voi poistua lähettämällä viestin osoitteeseen alpostilista (a) gmail.com.
Akateemisen Laulun laulajien nimet on laulajien suostumuksella julkaistu kuoron nettisivuilla osoitteessa www.akateeminenlaulu.fi.
Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla AL:uun yhteyttä yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on AL:n jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Koelauluihin osallistuneiden henkilötiedot poistetaan koelaulujen jälkeen. Jäseniksi hyväksyttyjen tietoja käsitellään AL:n jäsenrekisterin mukaisesti.
Oikeutesi henkilötietoihin
Tietosuojalainsäädännön mukaisesti sinulla on oikeus:
A) Tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihisi. Ota yhteyttä: al.puheenjohtaja (a) gmail.com
B) Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin
C) Oikeus pyytää tietojen poistamista
AL:lla voi kuitenkin olla joissain tapauksissa velvollisuus säilyttää edelleen henkilötietojasi.
D) Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
E) Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Esitäthän edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskevan pyyntösi tämän tietosuojaselosteen yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle tai sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa henkilön asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, jos henkilö katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Yhteydenotot
Teethän henkilön oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot sähköpostitse osoitteeseen al.puheenjohtaja(a)gmail.com.
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 31.12.2022.